📩 Команда EventyOn получила развёрнутый отзыв от HR-директора одной из клиентских компаний. Автор попросила не указывать её имя и название компании - речь о внутренней корпоративной культуре и бюджетах, которые она не готова раскрывать публично. Мы сохранили авторский стиль и логику рассказа, убрав только детали, по которым можно узнать компанию. Публикуем с разрешения героини.
Каждый год перед корпоративом у меня внутри одно и то же чувство - смесь усталости и лёгкой паники. За восемь лет в HR я организовала, наверное, четырнадцать корпоративов: банкеты, рестораны с отдельным залом, один раз даже играли в квиз. В этом году всё было сложнее: компании исполнялось 15 лет, собрать нужно было 80 человек, включая совет директоров, и от меня явно ждали что-то особенное. Дальше расскажу по порядку: как мы выбирали формат, что обсуждали на этапе подготовки и что в итоге получилось в день самого праздника.
Планирование: почему привычный сценарий не подходил
Я работаю HR-директором в финансовой компании среднего размера: аналитики, юристы, несколько отделов продаж, бухгалтерия и топ-менеджмент, который любит, чтобы всё было «прилично, но не скучно». Юбилей - 15 лет компании - предполагал другой уровень ответственности: 80 человек, бюджет выше обычного, дедлайн - три месяца, и прямое пожелание генерального «чтобы люди запомнили этот день, а не просто галочку поставили в календаре».
На этапе планирования я первым делом написала в три ресторана. Все три прислали примерно одно и то же: банкетный зал, диджей, ведущий с конкурсами, фотозона с шариками. При этом организационно каждый вариант означал для меня несколько недель созвонов с администраторами залов, отдельный поиск ведущего и диджея, согласование меню - то есть весь груз организации и все договорённости с разными подрядчиками оставались на мне. Осложняло задачу и то, что у нас в компании 40% сотрудников - интроверты по складу, 60% - активные продажники: совместить их и увлечь в одном сценарии банкета почти невозможно.
Планирование: как я вышла на формат с мастер-классом
О формате я узнала случайно - коллега из другой компании обмолвилась, что у них был корпоратив в кулинарной студии, и все до сих пор шутят про то, кто как тогда резал лук. Я загуглила подробнее и вышла на EventyOn. Прочитала отзывы, посмотрела, какие у них есть форматы под большие компании. Если честно, первая реакция была скептической: мастер-класс на 80 человек звучал как логистический кошмар. Но на первом созвоне с менеджером стало понятно, что часть моих тревог была не про формат, а про то, что раньше я всегда организовывала всё сама - и просто не представляла, что можно передать это кому-то другому целиком.
Планирование: что решали на этапе подготовки
На первом созвоне менеджер EventyOn спросил, сколько в компании топ-менеджеров, сколько новичков, был ли у нас раньше негативный опыт с корпоративами, что нравилось, а что - нет. По ответам мне предложили не один вариант, а три формата с разной механикой - кулинарный мастер-класс, кулинарный баттл с элементом соревнования и более спокойный арт-формат - с пояснением, какой из них решает какую задачу для такой смешанной аудитории, как у нас.
Мы выбрали кулинарный мастер-класс. Мне объяснили механику: 80 человек делятся на группы по 6–8 человек, у каждой - свой стол и свой набор продуктов. За распределение ролей внутри группы отвечают сами участники, а на площадке работают 2–3 шеф-повара, которые курируют команды, подсказывают и следят за тем, чтобы всё шло по плану.
Про меню договорились за одну встречу: было очень удобно выбирать позиции в каждой категории (закуска, основное блюдо и десерт) из большой коллекции с иллюстрациями; обсудили сложность и учли аллергии - двух человек с аллергией на морепродукты и одного вегетарианца.
Отдельно обсуждали площадку. Я предполагала, что придётся самостоятельно искать зал под такое количество людей и отдельно договариваться об аренде - но оказалось, у EventyOn свои студии, одна из которых - пентхаус на 27 этаже бизнес-центра у метро Римская, с панорамным видом на город и своей террасой. Мне не пришлось ни искать локацию, ни оплачивать аренду отдельно, ни решать вопрос с ведущим или диджеем — всё это уже было частью организации мероприятия под ключ и включено в стоимость.
Мероприятие: как всё прошло в день праздника
В день мероприятия моя роль ограничилась тем, что я встретила первых гостей и передала микрофон генеральному для приветственного слова. Дальше всей динамикой - распределением по столам, таймингом, переходами между этапами программы - управляла команда EventyOn. Впервые за восемь лет организации корпоративов я не бегала между кухней, администратором зала и звукооператором, а могла спокойно наблюдать за тем, как проходит вечер.
Группы по 6–8 человек формировались вперемешку - не по отделам: бухгалтерия оказалась на одной точке с отделом продаж, новички - со старожилами компании. Шефы курировали сразу несколько групп одновременно, подходили с подсказками, если у кого-то не получалось с рецептом, но готовили именно сами сотрудники - от начала до финальной подачи блюда.
А вишенкой на торте стало финальное шоу: когда все блюда были готовы и продегустированы, началось азотное шоу – эффектная подача десерта с дымом и низкими температурами, которое завершило вечер на пике эмоций. Именно этот момент, по моим наблюдениям, коллеги больше всего выкладывали в социальных сетях после праздника.
Что изменилось в моём отношении к организации подобных мероприятий
Раньше я была уверена, что чем масштабнее мероприятие, тем больше контроля нужно держать лично - иначе что-то обязательно пойдёт не так. Опыт с EventyOn показал обратное.
Если бы год назад мне сказали, что можно провести юбилей на 80 человек и при этом не искать отдельно площадку, ведущего и диджея, а просто прийти и встретить гостей - я бы не поверила. Сейчас я знаю, что для следующего крупного мероприятия буду закладывать формат, где организация берёт на себя всё под ключ, а не собирать праздник по частям самостоятельно. С нашим менеджером мы остались на связи, поэтому знаю, к кому идти с таким запросом.
Если вы, как и наш клиент, ищете формат для корпоратива и не представляете, с чего начать - переходите на сайт EventyOn, посмотрите форматы и оставьте заявку на подбор программы под вашу команду.